IT Outsourcing: Ressourcen sparen und Qualität sichern

Verhelfen Sie Ihrem Unternehmen zu mehr Flexibilität durch IT Outsourcing

Jedes moderne Unternehmen verfügt über eine IT-Infrastruktur, zu der viele Systeme gehören, die den Geschäftsbetrieb ermöglichen: Support-Services, Cybersecurity oder Cloud-Dienste stellen nur einen Teil dieser Systeme dar. Während viele Unternehmen diese Infrastruktur durch eine eigene IT-Abteilung entwickeln und betreuen lassen, wünschen sich immer mehr Betriebe flexiblere Lösungen. Ist das auch für Sie und Ihr Unternehmen der Fall, könnte IT Outsourcing die Antwort sein.

Was ist IT Outsourcing?

Beim Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister Arbeiten, die sonst von einer Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens erledigt werden müssten. Dies ist in vielen Unternehmensbereichen möglich, darunter in der IT. Neben Unternehmen sind auch Einzelunternehmer, öffentliche Institutionen oder Vereine Auftraggeber.

Die Dienstleister, auch Service Provider genannt, erledigen eine oder mehrere IT-Leistungen für Sie. Dies bezeichnet man als Single-Vendor-Outsourcing, wenn der Provider alle Leistungen für Sie übernimmt, oder als Multi-Vendor-Outsourcing, wenn Sie die benötigten Tätigkeiten auf mehrere Service Provider aufteilen. Letzteres empfiehlt sich bei diversen abzudeckenden Bereichen, die an spezialisierte Provider gehen.

Der Unterschied zwischen Onshore und OFfshore Outsourcing

Neben der Unterscheidung zwischen der Anzahl der Service Provider lässt sich das Outsourcing in der IT auch in Onshore und Offshore Outsourcing einteilen. Dabei geht es darum, wohin Ihr Unternehmen die Arbeit auslagert: Werden die Services im selben Land bereitgestellt, in welchem sich Ihr Unternehmen befindet, dann handelt es sich um Onshore Outsourcing. Ist Ihr Service Provider hingegen im Ausland situiert, spricht man von Offshore Outsourcing.

Nicht zu verwechseln ist Offshore Outsourcing mit dem Prozess des Offshorings. Hierbei übernimmt nicht ein externer Service Provider die nötigen Prozesse, sondern ein Dienstleister, der mit Ihrem Unternehmen in Verbindung steht, wie zum Beispiel ein Tochterunternehmen. Daraus ergeben sich andere Vor- und Nachteile als beim Onshore oder Offshore Outsourcing.

Beispiele für IT Outsourcing

Outsourcing kann in der IT auf mehreren Ebenen erfolgen: bei Anwendungen wie Websiteentwicklung oder Softwarelösungen, bei der Infrastruktur in Form von Rechenzentren oder Clouds oder bei Businessprozessen wie beim Online-Marketing. Welche dieser Ebenen für Sie relevant ist, hängt von der spezifischen Situation Ihres Unternehmens ab. Wir möchten an einigen Beispielen verdeutlichen, wie die Auslagerung der IT-Prozesse aussehen könnte.

Beispiel 1: Entwicklung und -betreuung einer Website
Ein Kosmetikstudio, das die Inhaberin vor einigen Jahren in einer Kleinstadt gründete, hat bisher durch Mund-zu-Mund-Propaganda Kunden gewonnen. Jetzt möchte die Inhaberin einen zweiten Standort eröffnen. Um neue Kunden zu erreichen und bestehende Kunden besser zu informieren, soll ein halbes Jahr vor der Eröffnung ihre Website online gehen.

Die Website soll qualitativ hochwertig sein, um ihre Dienstleistungen zu repräsentieren. Deshalb sucht sich die Inhaberin einen externen Dienstleister, der die Website für sie entwickelt und später verwaltet. So kann sie darauf vertrauen, dass die Website ihren Ansprüchen genügt und auch in Zukunft keine Probleme auftreten.

Beispiel 2: Auslagerung der Server
Eine Eventagentur hat bisher Firmenevents für Unternehmen an ausgewählten Standorten geplant. Nun möchte die Agentur ihr Repertoire um digitale Veranstaltungen erweitern, um flexiblere Lösungen für ihre Kunden anzubieten. Die ersten VR-Events basieren auf 360°-Filmaufnahmen, die mehr Leistung vom Server der Agentur abfordern, als dieser liefern kann.

Da die Auswahl an digitalen Events künftig weiter wachsen soll, hält die Agentur es nicht für sinnvoll, ihren eigenen Server zu erweitern. Stattdessen lagert sie die Server-Leistung an einen Service Provider aus, der auf Server spezialisiert ist. Auf diese Weise ist bei allen aktuellen und künftigen Events sichergestellt, dass die benötigte Server-Leistung zur Verfügung steht.

Beispiel 3: Outsourcing in der IT-Sicherheit
Ein Unternehmen im Gesundheitssektor arbeitet mit sensitiven Daten von Patienten. Um rechtliche Auflagen zu erfüllen und die Daten ausreichend zu schützen, benötigt es umfangreiches Wissen um die Cybersecurity.

Damit dieser Bereich in besten Händen ist, lagert das Unternehmen die Aufgabe an einen Service Provider aus, der sich auf Cybersecurity spezialisiert hat. Dieser analysiert das bisherige Konzept, optimiert oder ersetzt es und sorgt dafür, dass die neuen Strukturen auch künftig sicher bleiben. Das Unternehmen muss sich um die Sicherheit der Daten nicht länger sorgen und konzentriert sich stattdessen auf die Arbeit mit den Patienten.

Auslagerungen lassen sich im Bereich IT flexibel einsetzen, sodass es für sämtliche Branchen und Unternehmensgrößen maßgeschneiderte Lösungen gibt. Die vorangehenden Beispiele zeigen bereits einige der Vorteile, die IT Outsourcing bietet: Qualitativ hochwertige Arbeit in vielfältigen Aufgabenbereichen durch die Service Provider, Innovationsmöglichkeiten ohne große Investition beim Auftraggebenden Unternehmen, die Erfüllung hoher Standards in bestimmten Branchen und die Fokussierung auf das eigene Kerngeschäft. Die Liste aller Vorteile ist weit länger. Gleichzeitig hat die Auslagerung von Prozessen und Anwendungen aber auch einige Nachteile. Wenn Sie als Unternehmen eine Entscheidung für oder gegen das IT Outsourcing treffen wollen, müssen Sie beide Seiten kennen.

In der nachfolgenden Tabelle können Sie sich einen Überblick verschaffen, bevor wir die einzelnen Vor- und Nachteile im Detail erläutern.

Der Hauptvorteil bei der Auslagerung von Aufgaben im IT-Bereich besteht darin, dass Sie diese individuell auf Ihr Unternehmen zuschneiden können: Die Felder, die Sie abdecken wollen, Ihren Partner und auch die Wunschlaufzeit legen Sie selbst fest.

Ist das relevante Projekt abgeschlossen, endet der aufgesetzte Vertrag. Das ist besonders bei kurzen Projekten hilfreich, da Sie nicht länger für die Leistung zahlen müssen, als Sie diese tatsächlich benötigen. Bei guter Zusammenarbeit steht Ihnen der entsprechende Partner aber sicher auch künftig zur Verfügung, wenn Sie eine IT-Dienstleistung benötigen.

Haben Sie Zugriff auf ein Netzwerk aus relevanten Dienstleistern, können Sie problemlos auch für kurzfristige Projekte eine IT-Fachkraft finden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das Gold wert.

Tätigkeiten, die eine besondere Expertise verlangen, sind für Unternehmen außerhalb der IT-Branche bei eigener Ausführung häufig nicht rentabel. Die Qualität der Arbeit lässt unter Umständen zu wünschen übrig und die Kosten stehen in keinem angemessenen Verhältnis. Geben Sie solche Aufgaben an andere Dienstleister ab, werden wertvolle Ressourcen in Ihrem Unternehmen frei. Diese können Sie stattdessen in Ihr Kerngeschäft investieren. Ihr Unternehmen steigert seine Produktivität und wird langfristig wettbewerbsfähiger.

Die Expertise Ihres gewählten Partners bringt weitere Vorteile mit sich: Die Fachkräfte des Partnerunternehmens sind häufig spezialisiert und haben langjährige Erfahrung. Sie vermeiden Fehler und etablieren Neuerungen auf der Grundlage ihrer bisherigen Erkenntnisse. Oft kennen sie Routinen, die in ähnlichen Unternehmen wie dem Ihren gut funktioniert haben oder erkennen Risiken, die typisch für Ihre Branche sind.

Die Arbeit des Partners fällt dadurch schneller und qualitativ hochwertiger aus als ein interner Mitarbeiter sie erledigen könnte. Risiken werden minimiert und Probleme häufig beseitigt, bevor sie auftreten können. Kommt es doch einmal zu einem Vorfall, übernimmt der Dienstleister über spezialisierte Versicherungen die Haftung, welche Ihr eigenes Unternehmen nur unnötig kosten würden.

Generell ist eine Senkung der Kosten ein großer Vorteil von Outsourcing. Nicht Spezialisten für alle IT-Belange in Ihrem Unternehmen ausbilden oder anwerben zu müssen und stattdessen nur projektbezogen zusammenzuarbeiten, reduziert dauerhaft Kosten.

Gerade in einem sich schnell weiterentwickelnden Bereich wie der IT ist es außerdem wichtig, dass Entwickler:innen und sonstige IT-Fachkräfte immer auf dem neuesten Stand bleiben. Bei einer internen IT-Abteilung bedeutet das regelmäßige Weiterbildungskosten. Diese fallen beim Outsourcing weg, da sich der Service Provider unabhängig von der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen weiterbildet. Auch hier ist das Einsparungspotenzial groß.

Besonders in Bereichen, die Ihr Unternehmen seltener benötigt, kann die Beauftragung eines externen Dienstleisters gegenüber einem festangestellten Mitarbeiter zwischen Lohn, Personalkosten, Weiterbildungskosten und nötigen Versicherungen eine enorme Einsparung bedeuten. Am deutlichsten zeigt sich dies bei Projekten mit kurzer Laufzeit.

Die Nachteile des Outsourcings ergeben sich daraus, dass die Service Provider extern und die Kultur Ihres Unternehmens ihnen daher nicht geläufig ist. Einige dieser Probleme lassen sich mit der richtigen Vorbereitung und Kontrolle jedoch revidieren.

Beispielsweise ist ein externer Service Provider weniger gut mit der Unternehmenskommunikation vertraut. Begriffe, Konzepte oder Prozesse müssen daher oft erst in einem Einarbeitungsprozess erläutert werden. Findet dieser Prozess nicht statt, kommt es leicht zu Missverständnissen, die die Arbeit des Dienstleisters beeinträchtigen.

Der Service Provider verliert Zeit und für Sie entstehen unter Umständen indirekte Kosten, mit denen Sie aufgrund des Vertrags nicht gerechnet hätten. Einer der Vorteile des Outsourcings – die Einsparung von Kosten – verliert dann an Potenzial. Bereiten Sie die Aufnahme der Aufgaben durch den Service Provider gut vor, verringert sich der dafür benötigte Zeitraum.

Auch auf die Qualität der Arbeit hat die Einarbeitung des externen Outsourcing-Partners Einfluss. In jedem Unternehmen gelten gewisse Standards, die eingehalten werden müssen. Einige sind rechtlich vorgegeben, andere vom Unternehmen selbst erstellt. Während rechtliche Standards einem Dienstleister im eigenen Land vertraut sind, muss das beim Offshore Outsourcing nicht zwingend der Fall sein. Daher müssen Sie die Standards den externen Dienstleistern klar kommunizieren. Ansonsten kann es vorkommen, dass die abgelieferte Arbeit die angestrebten Qualitätsstandards oder rechtlichen Rahmenbedingungen nicht erfüllt.

Im Hinblick auf mögliche Probleme sollte es immer auch eine Qualitätskontrolle für die Arbeit der externen Service Provider geben. Dazu sollten Sie bereits bei Beginn der Partnerschaft entsprechende Verträge aufsetzen und Maßnahmen zur Überprüfung ansetzen.

Da die Mitarbeiter des Service Providers projektbezogen oder nach Auslastung zugeteilt werden, müssen Sie häufig mit neuen Personen arbeiten. Damit es beim Personalwechsel nicht erneut zu langen Einarbeitungszeiten kommt, müssen bisherige Ergebnisse und Anforderungen dokumentiert sein.

Ob sich das Outsourcen von IT-Aufgaben für Ihr Unternehmen lohnt, hängt von diversen Faktoren ab. Der Nutzen der Auslagerung zeigt sich besonders in den folgenden Fällen:

• Die notwendigen Tätigkeiten erfordern eine hohe Expertise.
• Die Aufgaben werden selten oder nur unregelmäßig ausgeführt, zum Beispiel einmal im Quartal oder nach Bedarf.
• Die Tätigkeit wird regelmäßig ausgeführt, benötigt jedoch viel Zeit bei geringer Rentabilität.
• In Ihrer Branche bestehen spezielle Anforderungen an IT-Bereiche wie den Datenschutz oder die Cybersecurity.
• Sie benötigen mehr Planungssicherheit bei den Kosten für Ihre Projekte.
• Sie suchen nach Fachkräften für Ihre interne Abteilung, hatten bisher jedoch kein Glück mit der Suche.

Wichtig zu bedenken ist, dass Schwierigkeiten beim Outsourcing durch klare Kommunikation abgefangen werden können. Probiert sich Ihr Unternehmen zum ersten Mal an diesem Schritt zu mehr Flexibilität, könnten Sie noch auf Probleme stoßen. Mit einem erfahrenen Service Provider als Partner lässt sich dieses Risiko mindern.

Nachdem Sie den Outsourcing-Prozess einmal durchlaufen haben, werden Sie ein klareres Bild davon haben, ob sich Outsourcing für Ihr Unternehmen lohnt. Sind Sie an Outsourcing interessiert, aber noch unsicher wie gut dieses mit den bestehenden Unternehmensstrukturen harmoniert, hilft es, die Auslagerung an einem kurzen Projekt auszuprobieren. Verläuft dieses erfolgreich, können Sie nach und nach weitere Aufgaben auslagern.

Erfolgreiches IT Outsourcing wird maßgeblich von der Wahl des Partners und der Kommunikation mit diesem bestimmt. Ein kompetenter, leistungsfähiger und zuverlässiger Dienstleister macht das Outsourcing erst lohnenswert. Sofern klar definierte und messbare Service-Level-Agreements vereinbart und im Outsourcing-Vertrag festgehalten sind, steht der Zusammenarbeit nichts im Weg. Doch wie finden Sie den passenden Partner für Ihr Unternehmen?

Die Suche nach einem möglichen Dienstleister nimmt viel Zeit in Anspruch: Qualifikationen, Spezialisierungen und Erfahrungen müssen gefiltert und Referenzen überprüft werden. Dann muss ein/e einmal gefundene/r Experte:in auch noch freie Termine für den gewünschten Zeitraum haben.

Gerade bei kurzfristig anstehenden Projekten werden Sie häufig nicht die Zeit haben, diesen Prozess zu durchlaufen. Dazu kommt, dass Sie Ressourcen dafür aufwenden müssten, die in andere Tätigkeiten investiert werden sollten. Abhilfe schafft eine Personalvermittlung im Bereich IT.

Bei Rent a Programmer dokumentieren wir Ihre Anforderungen und Bedürfnisse und investieren unsere Zeit, um die IT-Fachkraft zu finden, die perfekt zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Dabei greifen wir auf ein Netzwerk von Expert:innen zurück und wählen jene aus, die nicht nur fachlich, sondern auch persönlich zu Ihnen passen. Sind Sie nach einem Erstkontakt von unserer Wahl überzeugt, findet sich die/der Entwickler:in zum gewünschten Zeitpunkt bei Ihnen im Unternehmen ein.

Von unserem Erstgespräch mit Ihnen bis zur Wahl der/s Experten:in vergehen in der Regel maximal zwei Wochen, sodass Sie auch kurzfristige Projekte realisieren können.